공동주택 관리 실태조사 요약 (대전 서구청)

공동주택 관리 위반사례

 

공동 주택 관리 대전 서 구청 공동 주택 과에서 2022년 상반기 실태 조사 결과 주요 위반 사례를  배포하였습니다. 공동 주택 관리 사무 소장은 위반 사례를 참조하여 업무를 진행하면 지적 사항 등 과태료 대상에서 제외될 것입니다.

중요 부분을 요약해서 설명하고,  자세한 설명 부분은 링크를 참조하시기 바랍니다.

 

1. 입주자 대표 회의 운영

1)  동별 대표자 구성, 운영 부적정 

가) 선거관리위원회 위원장은 동별 대표자 선출공고에서 정한 각종 서류 제출 마감일을 기준으로 결격사유에 대한 확인을 하여야 하나 선출공고일 현재를 기준으로 결격사유를 확인하였으며, 결격사유에 해당하는 피성년후견인, 피한정후견인, 파산자 및 선거관리위원회 위원으로서 사퇴 후 남은 임기 중에 있는 자, 동별 대표자를 사퇴한 날로부터 1년이 지나지 않은 자, 선거관리위원을 사퇴하고 임기 중에 있는 자 등을 동별 대표자로 선출하였고, 관리비 등에 대한 체납여부 등에 대한 확인을 하지 않거나, 본인의 결격사유 부존재확인서 제출로 결격사유 확인을 갈음을 하였습니다.

나) 공동주택의 소유자가 서면으로 대리권을 위임하여 소유자의 배우자나 직계존비속이 동별 대표자에 출마하는 경우 위임장을 제출하지 않거나, 가족관계증명서를 구비하지 않음. 또한 결격사유 확인은 소유자와 대리하여 출마하는 자
모두 실시하여야 하나 출마자만 결격사유를 확인을 확인하였습니다.

다) 공동주택을 각각 2분의 1 지분으로 공동소유하면서 공동소유자 일방이 동별대표자에 출마하는 경우 그 결격사유 확인은 공동소유자 모두 확인하여야 하나 출마자만 결격사유를 확인하였습니다.

 

【결격사유 조회】 1. 범죄경력 조회 : 신청인 대상자가 본인의 위임장(동의서)를 받아 관할 경찰서에 조회 2. 파산자·피성년후견인·피한정후견인 : 등록기준지(종전 본적지) 시‧군‧읍‧면에 조회

 

2) 입주자 대표 회의 안건 및 회의 결과 미공개

가) 입주자대표회의 회장이 회의를 소집하고자 할 때에는 회의 개최 5일 전까지 일시, 장소, 안건을 동별 대표자에게 서면 또는 전자적 방법으로 통지하고, 관리주체는 이를 인터넷홈페이지 또는 게시판에 구체적으로 공개하여야 하나 의결할 안건을 통지‧공개하지 않거나, 기타 안건으로 공개하고, 교체공사 및 업체선정 등의 안건을 입주자대표회의에서 의결하였습니다.

나) 입주자대표회의는 회의를 개최한 때에는 회의록을 작성하여 관리주체에게 보관하게 하고 관리주체는 그 회의에서 의결한 사항을 공동주택단지 인터넷 홈페이지에 공개 또는 개별 통지하여야 하나 사업계획 및 예산안 승인 등 일부 의결내용을 인터넷홈 페이지에 공개하지 않았습니다.

 

3)  입주자 대표 회의 의결 부적정

가) 동별 대표자는 대리로 출석할 수 없고 입주자대표회의에 직접 출석하여 의결권을 행사하여야 하나 출석하지 않고 서면결의서로 의결권을 행사하였습니다.

나) 입주자대표회의에서 구성원 과반수 찬성으로 안건을 의결하지 않고 “재공고 하여 개찰 및 수의계약”안건을 임원회의(또는 대표회장)에 위임하여 결정하도록 의결하였습니다.

다) 입주자대표회의는 구성원(관리규약으로 정한 정원을 말하며, 해당 입주자대표회의의 구성원의 3분의 2 이상이 선출되었을 때에는 그 선출된 인원) 과반수의 찬성으로 안건을 의결하나, 입주자대표회의 구성원 수를 오인하여 의결이 가능함에도 불구하고 의결 정족수 미달로 입주자대표회의를 산회 처리 하였습니다.(정원 15명, 구성원 13명 중 7명 참석으로 산회 / 정원은 15명이나 3분의 2 이상이 선출되어 구성원은 13명이고 7명 찬성으로 의결가능)

라) 해당 공동주택 관리규약에 따르면 공동주택 위‧수탁관리 계약서(해당 관리규약 별첨 1)의 내용을 수정하는 경우 입주자대표회의 의결을 받아야 하나, 입주자대표회장이 의결 없이 내용을 추가하여 공동주택 위·수탁관리 계약을 체결하였습니다.

 

4) 입주자 대표 회의 임원의 업무 범위

입주자대표회의 감사를 1명으로 구성하였으며 공동주택회계처리기준에 따라감 사는 매월 장부마감 확인(결산처리 결과에 대한 확인/예금 잔고 증명과 관계 장부 대조), 분기별 지출에 관한 증빙서 감사 등을 하여야 하나, 의무를 이행하지 않았습니다.

【감사의 업무】 ① 관리주체의 회계·관리업무감사. ② 안건재심의 요청. ③ 매월 장부마감 확인(결산처리결과 확인 및 예금 잔고 증명과 관계 장부 대조). ④ 분기별 지출증빙 감사. ⑤ 매년 장부마감 확인. ⑥ 관리업무의 참관(계약체결 / 인수인계 / 입찰과정 / 자산실사.

 

2. 관리 업무

1)  회계 서류 작성. 보관 불이행

관리주체는 입주자명부, 차량등록부 등에서 입주자 등의 주민등록번호를 처리할 수 없음에도 주민등록번호를 수집·관리하거나, 고유식별정보 등 개인정보를 처리하기 위해서는 정보주체의 동의가 있어야 함에도 정보주체의 동의 없이 고유식별정보 등 개인정보를 수집·관리를 하였습니다.

 

2) 개인정보 부적정

관리주체는 입주자명부, 차량등록부 등에서 입주자 등의 주민등록번호를 처리할 수 없음에도 주민등록번호를 수집·관리하거나, 고유식별정보 등 개인정보를 처리하기 위해서는 정보주체의 동의가 있어야 함에도 정보주체의 동의 없이 고유식별정보 등 개인정보를 수집·관리하였습니다.

 

3) 관리 주체의 업무 소홀

가) 관리주체는 한국전력공사에서 시행하는 출산가구 지원제도 [2016.12.1. 이후 주민등록표상 출생일로부터 1년 미만 영아가 포함된 가구에 대하여는 해당월 전기요금의 30%를 할인(월 16,000원 한도)하는 제도]를 안내하지 않았습니다.

나) 해당 공동주택 관리규약 및 인사규정에 따라 관리주체는 회계직원 및 기타 관리직원에 대한 손해배상 책임 등을 보장하기 위하여 보증보험 및 공제증권을 구비하여야 하나, 일부 직원의 보증보험증권 담보책임기간이 경과되었으나 갱신하지 않았습니다.

다) 관리주체는 관계규정의 제정‧개정 내용에 대하여 관계규정에서 정하는 바에 따라 인터넷 홈페이지 또는 게시판에 공고·게시하여야 하나 주차장 운영규정 및 층간소음운영규정에 대한 제정·개정에 따른 공고·게시를 하지 않았습니다. 라) 관리주체는 주민투표 결과에 따라 해당 안건을 결정하기로 한 입주자대표회의의결에 따르지 않고 주민투표 결과가 나오기 전에 해당 계약을 체결하는 등 업무를 집행하였습니다.

 

 

3. 정보 공개

1)  관리비 등 미공개

관리비등(관리비, 사용료, 장기수선충당금 및 잡수입)을 부과한 관리주체는 그 명세를 다음 달 말일까지 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판(통로별 게시판 포함)과 공동주택관리정보시스템((www.k-apt.go.kr)에는 공개하였으나, 동별 게시판에 공개하지 않았습니다.

 

2)  회계 감사 결과 미공개

 300세대 이상인 공동주택의 관리주체는 회계감사를 매년 1회 이상 받아야 하며 회계감사를 받은 경우 감사보고서등 회계감사 결과를 제출받은 날로부터 1개월 이내에 입주자대표회의에 보고하고 해당 공동주택의 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판(통로 게시판 포함)에 공개하여야 하나 공개하지 않았습니다.

감사결과 공개】(공동주택관리법 시행규칙 제4조 제④항) 입주자대표회의 감사가 관리주체의 회계 관계 업무와 관리업무 전반에 대하여 감사를한 경우 감사보고서를 작성하여 입주자대표회의와 관리주체에 제출하고 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판(통로별 게시판 포함)에 공개하여야 한다.

3) 계약서 미공개 및 사업자 선정 미공개

가) 입주자대표회의 및 관리주체가 주택관리업자 또는 공사·용역사업자와 계약을 체결하는 경우 계약 체결일부터 1개월 이내에 계약서를 해당 공동주택단지 인터넷홈페이지 및 동별 게시판(통로별 게시판 포함)에 공개하여야 하나 공개하지 않았습니다.

나) 입주자대표회의가 주택관리업자 및 사업자를 선정한 경우 입찰공고 내용, 선정결과 내용을 관리주체에 즉시 통지하여야 하며 관리주체는 통지를 받거나 직접사업자를 선정한 경우 입찰공고 내용, 선정결과 내용(수의계약 포함)을 공동주택

공동주택관리정보시스템((www.k-apt.go.kr)과 인터넷 홈페이지에 낙찰자 결정일 다음날 18시까지 공개하여야 하나 공개하지 않았습니다.

 

 

4. 관리 규약 등

가) 관리비 등의 세대별 부담액 산정방법, 징수, 보관, 예치 및 사용절차는 관리규약에 정하여 운영하여야 하나, 해당 공동주택 관리규약에서 정하지 않은 세대별 부담액을 입주자대표회의 의결을 통해 부과 징수하였습니다. 
나) 해당 공동주택 관리규약에 적격심사제 표준평가표를 정할 경우 제출서류 및 평가기준은 주택관리업자 및 사업자 선정지침에 적합하여야 하며, 행정처분 건수는 입찰공고일 전일 기준으로 최근 1년간 행정처분 확인서로 정하여야 하나, ‘입찰공고일로부터 최근 1년간 행정처분 확인서’로 정하여 운영하였습니다.

 

 

 

 

실태조사결과 주요위반 사례 (1).pdf

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